So arbeiten wir

Vom ersten Gespräch über das Fundament bis zum System im Betrieb, und was deine IT dafür tun muss (wenig).

Der Weg

Ein Gespräch, dann einer von zwei Wegen. Gleicht euer Ablauf einem unserer Blueprints, bauen wir ab Woche 1. Ist er neu, finden wir erst die Anwendungen. Beide Wege enden gleich: Bei dir läuft ein System, zum vorher vereinbarten Festpreis, und das Fundament gehört in beiden dazu.

1. Woche 0

   Kennenlernen, 30 Minuten

   Du erzählst, wo es klemmt. Wir sagen dir ehrlich, ob wir eine Anwendung sehen, die sich rechnet. Wenn nicht, endet es hier, ohne Rechnung. Wenn ja, sagen wir dir im selben Gespräch, welcher der zwei Wege es wird.

2. Woche 1 bis 3

   Anwendungen finden (2.000 € Festpreis)

   Nur bei neuen und unklaren Fällen. Wir durchleuchten die Prozesse mit deinem Team, vor Ort oder remote. Für jeden Anwendungsfall entsteht ein System-Steckbrief: welche Systeme berührt sind, wer sie betreut, welche Zugriffswege existieren, wie die Datenqualität wirklich ist. Daraus ergibt sich pro Fall die Integrationsstufe, die Daten-Einstufung und ein verbindlicher Build-Festpreis. Der beste Fall wird als Prototyp anfassbar.

   Bei Blueprint-Fällen entfällt dieser Schritt, die erste Bauwoche klärt die Details.

3. Drei Tage, in „Anwendungen finden“ oder in Bauwoche 1

   Fundament: eure Betriebsakte

   Sieben Dateien, die jeder Ablauf liest: Positionierung, Ton, Vorlagen, Kunden, Systemlandschaft, Regeln, Glossar. Wir sammeln den Bestand ein (Website, 20 echte Mails, 5 Angebote), führen zwei Gespräche (90 Minuten mit dem, der den Ablauf kennt, 45 Minuten mit der IT), und ihr markiert nur noch: stimmt, stimmt nicht, fehlt. Version 1 ist nach drei Tagen freigegeben. Dazu 90 Minuten Schulung, Playbook und Teilnahmenachweis.

4. 3 bis 4 Wochen pro Ablauf

   Build (Festpreis)

   Wir bauen den Ablauf in deiner Umgebung, er liest euer Fundament und klingt deshalb von Anfang an nach euch. Neue Abläufe laufen zuerst im Schattenmodus: Das System arbeitet mit, dein Team arbeitet normal weiter, und wir vergleichen an echten Fällen. Das Abbruchkriterium steht vorher fest: Liegt die Freigabequote nach zwei Wochen unter 70 Prozent, stoppen wir. Abgenommen wird mit einem Testset echter Fälle, nicht mit einer Demo.

   Übergabe in eure Standards: Repo, Doku, Endpunkt-Spezifikation, Audit-Log, Betriebs-Playbook, Exit-Dokument.

5. Danach

   Betrieb, optional

   Ab 1.000 € pro Monat, monatlich kündbar: Betrieb, Wochenreport, Kosten- und Modellreview pro Quartal, Weiterentwicklung. Das Fundament wächst dabei mit: Jede Korrektur an einem Entwurf wird ein Vorschlag für die passende Datei.

Die Integrationsleiter im Detail

Integration ist eine Leiter, kein Schalter. Jeder Workflow startet auf der niedrigsten Stufe, die Wert liefert, und steigt erst auf, wenn der Wert bewiesen ist.

1. 0

   Der Mensch als Schnittstelle

   Das System liefert das fertige Ergebnis auf der Freigabe-Karte, übertragen wird per Copy-and-paste. Null IT-Beteiligung, Wert ab Tag eins.

   IT-Aufwand: keiner
2. 1

   Exporte und Dateien

   Fast jedes System kann CSV, Excel oder einen zeitgesteuerten Report per Mail. Wir verarbeiten, was ohnehin erzeugt wird.

   IT-Aufwand: einen Report einrichten, unter einer Stunde
3. 2

   Postfächer

   Bestellungen, Rechnungen und Anfragen laufen sowieso durch Funktionspostfächer. Deren Freigabe erschließt den Datenstrom, ohne ein Kernsystem zu berühren.

   IT-Aufwand: Minuten
4. 3

   Datenbank, strikt lesend

   Ein Lesezugriff auf definierte Sichten, nie auf die Produktionsdatenbank schreibend. Klein, kontrollierbar, protokollierbar.

   IT-Aufwand: 1 bis 2 Stunden plus Freigabe
5. 4

   Offizielle Schnittstellen

   Moderne Systeme über ihre APIs, mit fertigen Konnektoren.

   IT-Aufwand: API-Nutzer und Rechte
6. 5

   Schreiben ins System

   Immer zuletzt, immer hinter einer Freigabe, immer über den offiziellen Weg.

   IT-Aufwand: gemeinsam mit deiner IT

Rote Linie, ohne Ausnahme: Wir schreiben nie per SQL direkt in die Datenbank eines Fremdsystems. Gibt es keinen offiziellen Schreibweg, bleibt der Übertrag beim Menschen, und das sagen wir dir vorher.

Was die Leute bekommen, die mitreden

Niemand muss uns vertrauen. Jeder, der mitredet, bekommt vorab Unterlagen zum Prüfen:

Geschäftsführung

Festpreis, Kosten pro Vorgang, anfassbarer Prototyp, und vorab die Demo zum Anklicken.

IT und Systemhaus

System-Steckbrief und ein Anforderungsblatt pro Zugriff, in der Sprache von IT-Leitern: exakter Umfang, Richtung, Absicherung, und was ausdrücklich nicht gebraucht wird. Dazu die Datei systemlandschaft.md aus dem Fundament: eure Systeme, Postfächer und Zugriffswege nach Leiter-Stufe. Dein Systemhaus bleibt Herr über das ERP, seine Aufgaben stehen mit Aufwand im Angebot.

Datenschutz

Die Seite „So arbeiten wir mit deinen Daten“ plus das komplette Paket: Auftragsverarbeiterliste, Verzeichniseintrag, Löschkonzept.→Zur Datenseite

Team und Betriebsrat

Eine Seite Klartext, wer freigibt, was protokolliert wird und was nicht. Die Dateien ton.md und vorlagen/ aus dem Fundament entstehen mit dem Team, aus seinen guten Mails, nicht über seinen Kopf hinweg.

Häufige erste Frage

„Und was, wenn es nicht funktioniert?“

Deshalb der Schattenmodus und die Abnahme am Testset echter Fälle: Umgestellt wird erst, wenn die Freigabequote stimmt. Deshalb das Abbruchkriterium, das vor dem Start feststeht: Liegt die Quote nach zwei Wochen unter 70 Prozent, stoppen wir. Und deshalb der Festpreis: Das Risiko, dass wir länger brauchen, liegt bei uns, nicht bei dir.

In Woche 4 läuft der erste Ablauf.